Qu’est-ce que Power BI?
Le reporting de projet avec Power BI est devenu un avantage pour les équipes de projet qui souhaitent un reporting automatisé aussi rapide que possible.
Power BI est une solution d’analyse de données de Microsoft. La solution de création de rapports Power BI permet la création automatique de vues. Les données peuvent être personnalisées et interactives avec une interface assez simple pour les utilisateurs finaux.
La manière traditionnelle de travailler dans la génération de rapports de projet
Nous utilisons souvent Microsoft Excel dans l’équipe de projet pour traiter les données et générer des rapports de projet.
La façon dont cela fonctionne est généralement d’exporter les informations du projet à partir du logiciel de planification utilisé Microsoft Project, Oracle Primavera, TILOS ou autre logiciel, puis d’importer les données dans un fichier de rapport Excel.
Dans le fichier Excel, nous utilisons des formules qui nous aident à générer les rapports d’avancement requis par le chef de projet (courbe S, valeur de gain, indices de performance KPI…)
Comment préparer automatiquement des rapports de projet avec Power BI?
Pour comprendre les outils de modélisation de données, vous devez examiner les étapes à suivre pour obtenir vos sources de données brutes, les former de manière appropriée et créer des rapports interactifs significatifs.
- La source de données
- Extraction de données
- La modélisation des données
- Présentation des données
Power Query
Power Query est utilisé pour formater les sources de données brutes dans le format dans lequel vous les obtenez.
La fonctionnalité la plus puissante de Power Query est qu’il peut accepter un large éventail de types et de formes de données et transformer de grandes quantités de données en formats préparés pour le modèle de données.
Power Query est la fonctionnalité d’extraction et de transformation des données d’Excel. Il est accessible via l’onglet Données en haut du menu Excel
Power Query établit un lien entre les sources de données et le fichier de travail Excel actuel. La source de données peut être un large éventail de types de données.
Les données sont ensuite modélisées et transformées à l’aide de l’interface Power Query.
Le fonctionnement de Power Query est que les étapes de transformation appliquées aux données sont répertoriées dans la colonne de droite en tant qu’étapes appliquées.
Vous pouvez ajouter ou supprimer des étapes lorsque vous manipulez les données au format dont vous avez besoin.
Ne vous laissez pas berner par l’interface simple de Power Query. Sous l’interface graphique, il y a un langage de script M qui peut être utilisé pour créer des solutions de modélisation de données très complexes.
Une fois que vous êtes satisfait du format des données, vous devez télécharger les données vers un autre emplacement. Vous avez quelques options. Vous pouvez créer une connexion, télécharger des données dans un onglet de votre classeur Excel ou télécharger des données vers Power Pivot.
Le tableau de données peut désormais être utilisé et réutilisé pour la création de rapports
Power Pivot
Power Pivot est utilisé pour récupérer des données formatées et connecter des tables de données entre elles.
Le langage de requête DAX (similaire à SQL) peut ensuite être utilisé pour créer les mesures calculées et les colonnes nécessaires pour créer des indicateurs de performance clés, des pourcentages et des quantités significatifs.
Ces informations sont partagées dans un tableau croisé dynamique ou un diagramme ou transmises à Power BI et transformées en un large éventail de diagrammes et de tableaux visuels pour les rapports de projet.
Power Pivot est mieux compris comme une base de données lue qui a été ajoutée à l’arrière de Microsoft Excel. La base de données Power Pivot est accessible en cliquant sur l’icône Modèle de données verte dans l’onglet Données.
Considérez Power Pivot comme la «machine» qui convertit vos différentes sources de données en rapports et vues interactifs entièrement visualisés que les utilisateurs finaux peuvent comprendre.
Il vous faudra un certain temps pour apprendre comment fonctionne Power Pivot, mais lorsque vous le ferez, vous serez en mesure de transformer les données du projet en un large éventail de tableaux de bord et de rapports.
Concrètement, si on vous demande un rapport se concentrant sur une partie spécifique du projet, vous pouvez créer un tableau de bord ou un rapport en 15 à 30 minutes.
Des tables de données volumineuses peuvent être transmises au modèle de données, à condition que les données soient correctement formatées, les tables peuvent être liées entre elles pour créer une base de données relationnelle.
Cela vous permet de combiner différentes sources de données et de créer des rapports significatifs. L’énorme avantage de cette approche est qu’une fois que la source de données est correctement modélisée et que les relations Power Pivot sont correctement appliquées, vous pouvez rapidement effectuer toutes sortes de modifications de rapport sans trop de travail et avec peu de risques d’erreur.
Power BI
Une fois que vos données ont été modélisées à l’aide de Power Query et transformées en modèle de données dans Power Pivot, vous pouvez déplacer le modèle de données vers Power BI
Power BI est un système logiciel de visualisation de données basé sur le cloud conçu autour de Power Pivot.
Power BI est un système logiciel distinct d’Excel et vous devrez le télécharger en tant que système autonome.
Pour apprendre à utiliser Power BI du point de vue d’une équipe de projet, nous vous recommandons notre cours spécifique dédié à la surveillance et au contrôle de projets avec Power BI.