L’avancement de tâches en Microsoft Project-Vue d’ensemble

Si vous êtes un chef de projet et que vous gérez des projets uniquement avec Microsoft Project, vous devez savoir comment entrer manuellement l’avancement des tâches dans la planifications de vos projets.

Bien qu’il existe un certain nombre de méthodes pour saisir manuellement l’avancement des tâches dans un planning Microsoft Project, nous vous recommandons deux approches pour que le processus soit aussi simple que possible:

1. Entrez l’avancement au niveau de la tâche
2. Entrez l’avancement au niveau de l’affectation des ressources

1. Saisie de l’avancement au niveau de la tâche

1.1 La méthode la plus simple pour entrer l’avancement est au niveau de la tâche en utilisant la valeur % achevé pour chaque tâche.

À l’aide de cette méthode, vous devez demander aux membres de votre équipe d’estimer le pourcentage cumulé des travaux terminés à ce jour pour chaque tâche exécutée au cours de la période de référence précédente.

Mode de calcul % achevé

Si vous tapez une valeur dans le champ % achevé, Project calcule la durée réelle comme suit :

Durée réelle = Durée * Pourcentage achevé

Cependant, gardez à l’esprit qu’il existe deux limitations principales à l’utilisation de cette méthode de suivi:

• Cette méthode de suivi n’est pas sensible à la date.
  • Lorsque vous entrez initialement une valeur% achevé pour une tâche, le logiciel suppose que la tâche a démarré comme prévu, même si elle a été lancée tardivement. Si vous marquez une tâche comme achevée à 100%, le logiciel suppose que la tâche est terminée comme prévu, même si elle s’est terminée tardivement.

• Cette méthode de suivi ne permet pas aux membres de l’équipe de fournir leur estimation (ETC-Estimate to Complete) pour la tâche. Sans les informations ETC, le logiciel ne sait pas si la tâche prendra plus de temps que sa durée initiale prévue

1.2 La méthode détaillée pour entrer l’avancement au niveau de la tâche

Pour contourner les limitations ci-dessus, vous devez collecter plusieurs informations d’avancement pour chaque tâche:

Important! Avant de commencer la mise à jour de l’avancement des activités , vous devez d’abord mettre à jour la date d’état du votre projet.

• Date de début réelle – « Si vous avez commencé à travailler sur une nouvelle tâche cette semaine, quel jour avez-vous réellement commencé? »
• Pourcentage achevé – «En pourcentage, combien de travail avez-vous accompli sur la tâche à ce jour?»
  Lorsque vous entrez le pourcentage achevé ou le travail réel total, Project reprogramme le travail restant autour de la date d’état par défaut. Le champ Durée réelle affiche la durée des horaires de travail réels pour une tâche jusqu’à présent, en fonction de la durée prévue et du travail restant en cours, ou du pourcentage achevé.
• Durée restante – « Combien de jours de travail pensez-vous qu’il vous reste-t-il à la tâche? »
• Date de fin réelle – « Si vous avez terminé le travail sur une tâche cette semaine, quel jour avez-vous réellement terminé? »

Durée= Durée réelle +Durée restante

La modification de la durée restante affecte la durée totale prévue plutôt que la durée réelle.

En fonction de réponses fournies par les membres de votre équipe aux questions précédentes, vous pouvez entrer manuellement l’avancement réel en effectuant les étapes suivantes dans votre planning Microsoft Project:

1. Appliquer l’affichage Diagramme de Gantt

2. Cliquez droit sur le bouton de la liste de sélection Tables et sélectionnez l’onglet Suivi.

3. Élargissez la colonne Nom de la tâche, si nécessaire

4. Souligner les tâches à mettre à jour dans l’intervalle prévu d’actualisation

5. Entrez la date de début réelle de chaque tâche dans la colonne Début réel

6. Entrez le pourcentage d’achèvement pour chaque tâche dans la colonne % achevé

7. Entrez le nombre de jours restants pour la tâche (l’estimation à terminer) pour chaque tâche dans la durée restante( si vous n’avez pas mise déjà le %achevé)

  Étant donné que l’entrée d’une valeur dans le champ Durée réelle, Durée restante ou % achevé recalcule automatiquement les autres champs, vous ne devez entrer de valeur que dans l’un de ces champs pour une tâche.

Durée réelle = Durée * Pourcentage achevé
Durée= Durée réelle +Durée restante

8. Lorsque une tâche est finalisée entrez la date d’achèvement réelle de la tâche dans le champ Fin réelle

• Lorsque vous entrez une date dans la colonne Fin réelle, Microsoft Project calcule automatiquement une valeur complétée à 100% dans la colonne% achevé.

• N’oubliez pas non plus qu’après avoir entré la valeur% achevé, si vous augmentez ensuite la valeur durée restante, Microsoft Project réduit automatiquement la valeur% achevé.

• Si vous diminuez la valeur Durée restante, Microsoft Project augmente automatiquement la valeur% Terminé.

Formation Microsoft Project: Planification et control avec Microsoft Project

9. Mettre à jour le projet

Apres que vous avez ajouté les mises à jour nécessaires pour les tâches qui ont commencé, progressé ou ont été finalisé dans la période d’actualisation, vous devez mettre à jour le projet pour calculer en globalité les impacts de vos mises à jour

2. Saisie de l’avancement au niveau de l’affectation des ressources

2.1 Avancement de ressources pour des tâches avec une seule ressource

Le processus précédent fonctionne bien lorsque vous faite l’avancement de tâches avec une seule ressource affectée.

Les ressources sont automatiquement mise à jour si vous avez l’option de calcul automatique active « La mise à jour de l’état des tâches entraine la mise à jour de l’état des ressources » comme ci-dessous :

2.2 Avancement de ressources pour des tâches avec plusieurs ressources

Si vous souhaitez saisir l’avancement de tâches avec plusieurs ressources affectées et que vous souhaitez saisir l’avancement de chaque ressource affectée individuellement, en fonction de données reçu par chaque ressource, vous devez entrer l’avancement au niveau d’affectation de ressources. Dans cette situation, vous devez enlever l’option de calcul automatique de ressources.

Procédez comme suit dans votre planification Microsoft Project:

Microsoft Project Online -PWA permet l’utilisation de Feuille de temps (timesheet) qui permet d’ obtenir automatique les mises à jour par chaque membre de l’équipe

1. Appliquer l’affichage Utilisation des tâches

2. Cliquez droit sur le bouton de la liste de sélection Tables et sélectionnez l’onglet Suivi.

3. Ajouter la colonne % de travail terminé

4. Ajouter la colonne Travail restant

5. Entrez la date de début réelle dans la colonne Début réel pour chaque ressource affectée à une tâche

6. Entrez le travail effectue par chaque ressource dans la colonne Travail réel pour chaque ressource affectée à une tâche

Vous pouvez utiliser le travail réel si vous voulez versus le % travail achevé

Pourcentage de travail achevé = (Travail réel / Travail) * 100
Travail restant =Travail- Travail réel

Étant donné que l’entrée d’une valeur dans le champ travail réelle, travail restante ou travail % achevé recalcule automatiquement les autres champs, vous ne devez entrer de valeur que dans l’un de ces champs.

7. Entrez le nombre des heures de travail restantes dans la colonne Travail restant pour chaque ressource affectée à une tâche

Chaque ressource peut re-estimer le nombre des heures restantes pour accomplir leur tâche

8. Une fois que les membres de l’équipe ont terminé leur travail, entrez la date d’achèvement réelle dans la colonne Fin réelle pour chaque ressource affectée à une tâche. Si toutes les ressources affectées ont terminé la tâche le même jour, vous pouvez entrer la date de fin réelle de la tâche au lieu de la saisir pour chacune des ressources affectées

• Lorsque vous entrez une date dans la colonne Fin réelle, Microsoft Project calcule automatiquement une valeur complétée à 100% dans la colonne% Travail terminé.
• Notez également qu’après avoir entré la valeur% Travail terminé, si vous augmentez ensuite la valeur Travail restant, Microsoft Project réduit automatiquement la valeur% Travail terminé.
• Si vous réduisez la valeur Travail restant, Microsoft Project augmente automatiquement la valeur % Travail terminé.