Microsoft Project calculează valoarea câștigată (Earned Value) pentru toate sarcinile care au:
- costuri planificate (Cost de bază în proiectul MS),
- începutul lor înainte de data statutului,
- o etapă de finalizare care este mai mare de zero
Recapitulare: Aceasta va funcționa numai dacă un baseline de bază este salvat după ce planificarea este finalizată și înainte de prima actualizare.
În Opțiuni / Opțiuni avansate / Valoare câștigată pentru acest proiect, puteți selecta una dintre cele unsprezece linii de bază disponibile pentru calculul valorii câștigate.
În același loc, puteți selecta, de asemenea, ce câmp doriți să utilizați pentru finalizarea în EVA:
- câmpul% Complet
- câmpul fizic% completat
Atenție: pentru o mai bună înțelegere vom numi câmpul % fizic completat în acest articol. Cu toate acestea, în Microsoft Project, numele câmpului este de fapt Physical %Complete.
Actualizarea câmpului% Complete este de obicei legată de actualizarea lucrărilor resurselor, adică a câmpului% Work Complete. Acest lucru nu permite neapărat o declarație cu privire la stadiul de finalizare a postului fizic.
Pentru a elimina acest link, puteți dezactiva proprietatea corespunzătoare, Actualizarea stării actualizării stării resurselor activității, în Fișier / Opțiuni / Schedule pentru acest proiect.
Eliminați legătura dintre munca de resurse și câmpul% Complete pentru a obține o declarație cu privire la stadiul de finalizare a lucrării fizice.
Atenție: Chiar și atunci, este posibil să nu obțineți rezultate adecvate, deoarece% Complete este legat în mod direct de durata actuală și de cea rămasă. Care din nou s-ar putea să nu corespundă lucrărilor efective efectuate.
Sfat: Ca regulă generală, este mai clar să folosiți câmpul% fizic complet, deoarece este independent de toate celelalte valori. Acest lucru vă permite să intrați în stadiul real de finalizare, fără a afecta actualizarea duratei, a lucrului sau a costurilor.
Actualizarea proiectului
În primul rând, este recomandabil să setați data stării în informațiile proiectului și, eventual, să fie afișate ca linie verticală în graficul Gantt, prin Format / Grile.
Actualizarea corectă a tuturor sarcinilor este a doua condiție necesară pentru un calcul corect al analizei valorilor câștigate. Pentru a realiza acest lucru, trebuie să introduceți orele și costurile curente, precum și munca rămasă și durata din care sunt calculate% Work Complete sau% Complete.
Drept urmare, liniile de progres ale tuturor sarcinilor rulante trebuie să ajungă până la data stării. Inexactitatea în calculul valorii câștigate folosind% Complete se datorează circumstanței în care utilizarea timpului nu corespunde neapărat cu finalizarea activității fizice.
Dacă setați metoda de calcul a valorii câștigate la% Physical Complete, acest câmp trebuie editat pentru fiecare sarcină începută sau finalizată.
În acest sens, ar trebui să definiți o regulă care să specifice exact cum trebuie introduse aceste valori:
- În general, intrările procentuale dintr-o singură cifră nu trebuie să fie introduse cu exactitate și este probabil să fie examinate. În acest caz, inexactitatea depinde în plus de numărul de activități executate.
- Sarcinile care nu au fost începute sau finalizate trebuie introduse pur și simplu ca fiind 0% sau 100%.
Calcul în Microsoft Project
Calculul valorii câștigate este practic același pentru ambele metode.
Costurile planificate sau costul de bază (câmpul Costul de bază) sunt acumulate în funcție de% Complet sau% Complet Fizic alături de durata planificată zi de zi.
Exemplu: Dacă o sarcină are un cost de bază de 800 EUR pe zi pe parcursul a 4 zile și 50% finalizare, costul de bază va fi adăugat până la 50% din durata planificată. În acest caz, se adaugă până la 2 zile cu 800 EUR fiecare, adică 1600 EUR.
Prognoza din Microsoft Project este calculată în funcție de:
EAC = ACWP + (BAC – BCWP) / CPI
Pentru a urma calculul pe ecran, selectați un grafic Gantt în vederea de sus și View / Task Usage pentru vizualizarea de jos și afișați coloanele așa cum se arată în Figura 3.
Respectând exemplul nostru: Aveți patru sarcini cu o durată de 4 zile al carui baseline începe marți și costă 800 EUR pe zi – deoarece utilizați o resursă fiecare cu o rată pe oră de 100 EUR timp de 8 ore pe zi. Prin urmare, costurile globale planificate pentru fiecare task sunt de 3.200 EUR.
Data actualizarii este setată miercuri seara, iar sarcinile au fost actualizate în diferite moduri pentru a putea explica logica calculului folosind o situație reală.
Calculul folosind% complet
Toate sarcinile au fost setate la metoda valorii câștigate% Complete. (Earned Value Method % Complete)
Sarcina A („Vorgang A”) este implementată conform planului și atinge un grad de finalizare de 50% până la data stării setate.
- Aceasta înseamnă că valoarea câștigată este de 1.600 EUR la 50% din durata planificată și reală.
- IPC și SPI sunt ambele 1, deoarece costurile reale se potrivesc cu costul de bază (costul de bază).
- Prognoza corespunde atât liniei de bază, cât și planificării actuale la 3.200 EUR.
Sarcina B („Vorgang B”) începe cu o întârziere a zilei și cu doar 4 ore – mai degrabă decât cele 8 ore planificate. Cu toate acestea, 50% finalizare este raportată pentru această sarcină. Acest lucru face ca linia de progres să treacă peste data actualizarii și ca orele reportate să fie ignorate în calcul.
- Doar 25% din durata planificată sunt acumulate, rezultând o singură zi la 800 EUR.
- CPI este egal cu 2, deoarece acest lucru a fost realizat cu un cost de doar 400 EUR.
- SPI este calculat la 0,5, deoarece doar jumătate din performanța planificată de 1.600 EUR a fost livrată.
- Prognoza este de 1.600 EUR, în conformitate cu formula de mai sus. În consecință, lucrările reale rămase vor fi efectuate la jumătate de preț, adică 400+ (3.200-800) / 2 = 1.600 EUR.
- Costurile planificării actuale sunt acum de 2.800 EUR, rezultate din cele 4 ore efectuate și cele 8 ore din celelalte 3 zile, care nu au fost reprogramate.
Sarcina C („Vorgang C”) arată sarcina B. actualizată corect, dacă 50% finalizare s-a realizat în 4 ore într-o singură zi, durata trebuie redusă de la 4 la 2 zile. Acesta este motivul pentru care linia de progres ajunge doar până la data stării.
- Rezultă o valoare câștigată de 1.600 EUR.
- CPI ajunge la o valoare de 4, deoarece în 4 din 16 ore, doar un sfert din costuri au fost acumulate.
- SPI se ridică la 1, întrucât încă lucrările planificate reprezentând 1.600 EUR au fost efectuate până la data stării.
- Prognoza este de 800 EUR, deoarece a doua zi ar putea fi realizată și cu performanțele primei zile.
- Costurile planificării curente sunt acum 1.200 EUR, rezultate din cele 4 ore efectuate în prima zi și restul de 8 ore din a doua zi, care nu au fost reprogramate.
Sarcina D („Vorgang D”) începe cu o zi mai devreme decât era planificat, dar cu 8 ore pe zi se realizează doar 50% finalizare.
- Rezultă o valoare câștigată de 1.600 EUR.
- CPI ajunge doar la 0,67 din cauza a treia eforturi suplimentare.
- SPI este 1 din cauza așteptării de 1.600 EUR.
- Prognoza este de 4.800 EUR, deoarece este de așteptat o treime din efortul suplimentar.
- Costul de bază curent se ridică, de asemenea, la 4.800 EUR, întrucât durata a fost deja prelungită la 6 zile cu 8 ore fiecare.
În sarcina sumară („Sammelvorgang”), valoarea planificată și valoarea câștigată sunt calculate din suma subtask-urilor, în timp ce% Complete este calculat din poziția reală a începutului curent și a duratei curente. Valorile pentru CPI, SPI și EAC sunt calculate din nou în sarcina sumară, astfel încât EAC nu este suma subtaskurilor de aici.
Dacă doriți să calculați acest lucru singuri, aveți grijă să nu utilizați valoarea afișată a CPI, deoarece pot rezulta diferențe mari de rotunjire cu doar două zecimale. Calculați cu valorile BCWP / ACWP. În acest caz, acesta ar fi 4.800+ (12.800-5.600) / (5.600 / 4.800) = 10.971,4.
Suma planificării curente se ridică la 12.000 EUR, comparativ cu 10.972 EUR din totalul sarcinii de rezumat și 10.400 EUR, care reprezintă suma EAC a tuturor sarcinilor. Prin urmare, ar putea avea sens revizuirea planificării eforturilor pentru sarcinile care au mers mai bine, astfel încât întârzierea unei zile să poată fi remediată – eventual printr-o realocare a resurselor.
Calculare folosind% fizic complet
Utilizând aceleași date după trecerea la% Physical Complete și introducerea „50% Physical Complete” pentru toate sarcinile, veți obține aproape același rezultat ca în metoda anterioară.
Activitatea B („Vorgang B”) are acum rezultate diferite pentru valoarea câștigată, indicii și prognoză, întrucât reportul de 50% din data stării anterioare nu este trunchiat. În acest caz, indiferent de poziție, 50% este jumătate din performanța planificată, adică 1.600 EUR. Acesta este modul în care SPI ajunge la 1 și IPC la 4 ca în Task C – indiferent de planificarea suplimentară pentru restul acestor sarcini.
În Sarcina de rezumat („Sammelvorgang”), puteți găsi acum o previziune corespunzătoare sumei subtask-urilor.
Valoarea câștigată în sine poate fi interpretată numai dacă cunoașteți bugetul proiectului. Mai mult, nu poate fi comparat cu mai multe proiecte. Prin urmare, este mai important să transmitem indicii și variația procentuală a prognozei ca informații despre starea proiectului.
Aceste valori sunt ușor de clasificat și independente de calendarul și bugetele proiectelor.
Concluzie – Analiza valorii câștigate (Earn Value) cu Microsoft Project
Prin urmare, are mai mult sens să transmită indicii rezultați și variația procentuală a prognozei ca informații despre starea proiectului. Aceste valori sunt ușor de clasificat și independente de calendarul și bugetele proiectelor.
Abilitatea de a înțelege valoarea câștigată (Earned Value) și, de asemenea, indicii nu este foarte frecventă. Asigurați-vă că verificați întotdeauna dacă destinatarul datelor poate deduce informațiile relevante din ele. Este întotdeauna mai bine să transmiți ilustrațiile prezentate mai sus decât simple figuri.
În poziția dvs. de manager de proiect, vă recomandăm să utilizați analiza valorii câștigate pentru a verifica plauzibilitatea propriei planificări – aceasta va reduce riscul de planificare.