Un PMO digital sau un Birou de Management de Proiect se află în centrul oricărui proiect, acționând ca un factor cheie pentru succesul acestuia. Facilitează comunicarea pentru a se asigura că toți lucrează la aceleași obiective strategice. Pentru a face acest lucru fezabil, digitalul se află în centrul PMO de succes de astăzi.
Ce inseamna un Departament de Management de Proiect digitalizat (PMO Digitalizat)
Un PMO digital este un birou de management de proiect (PMO) care, datorită noilor instrumente digitale și îmbunătățirilor tehnologice, digitalizează și prezintă informații părților interesate. Se bazează pe date în timp real care pot fi adunate la atingerea unui buton.
Deoarece totul este online, tabloul de bord al unui PMO digital poate fi accesat de pe orice dispozitiv.
PMO-ul digital este un PMO clasic care stăpânește instrumentele digitale de management de proiect, aducând valoare și experiență îmbunătățită a clienților echipelor sale.
Biroul de management al proiectelor digitale este despre procesarea și analiza datelor cuplate cu automatizare. Un PMO clasic consuma aproximativ 45% din timp culegând, verificând și compilând date. Un PMO digital transformă acest efort către definirea strategiilor de data mining. Reducerea a ceea ce obișnuia să vă ia 45% din timp la 15% vă permite să petreceți mai mult timp analizând datele.
Digitalul se află în centrul unui PMO de succes de astăzi
Prin construirea de tablouri de bord automatizate, managerii de proiect își pot menține părțile interesate și echipele la curent în timp ce își reorientează eforturile pe oferirea de mai multă valoare în loc de crearea de rapoarte. Gândiți-vă la un PMO clasic combinat cu analiști de date și oameni de știință de date. Acesta este un model mental bun al PMO digital.
Datorită imbunatatirii continue a instrumentelor digitale, este posibil să creștem performanța zilnică a echipelor de proiect prin limitarea timpului necesar pentru colectarea, structurarea și vizualizarea datelor cheie
De ce este nevoie de un PMO digital?
În timp ce era digitală ne-a adus date, ne-a adus și prea multe date. PMO-ul clasic trebuie să evolueze pentru a utiliza timpul in analiza datelor ci nu in pregatirea lor.
Implementarea unui PMO digital are multe beneficii care depășesc cu mult mediile tradiționale de management de proiect. De multe ori, costul pe care îl economisiți în automatizarea proceselor simple cu tehnologia digitală depășește suma investită doar în soluție.
Managementul de proiect inseamna integrarea scopului, costului, timpului, resurselor, părților interesate, a comunicării, calității si a riscurilor. Există o cantitate enormă de date pe care trebuie să o corelăm pentru o buna gestionare a proiectelor. Avem nevoie de o platformă, un software, care să ne permită să corelăm toate aceste date și sa le putem analiza in luarea deciziilor strategice de proiect.
Avantajele unui PMO Digital
- Imbunatateste Agilitatea
- Scalabilitate la nivel de companie, portofoliu de proiecte
- Focus pe analiza datelor si livrarea rezultatelor
- Colaborarea in echipa
- Accesibilitate rapida a informatiilor deja disponibile
- Automatizarea activitatilor repetitive
Ce spune PMI despre Digitalizarea PMO
Într-un articol PMI despre evolutia Departamentului de Management de Proiecte, „PMO evolution, from the origin to the future”, este mentionat faptul ca „o provocare cheie este că integrarea platformelor noi și vechi necesită o gândire și o planificare atentă”. Acest lucru necesită mai mult decât timp pentru a configura lucrurile. Aveți nevoie de un set de abilități în tehnologii digitale pe care multe resurse PMO clasice nu le au. Este nevoie de o gândire digitală. Trebuie să vă concentrați pe integrarea diferitelor puncte de date pentru a influența luarea deciziilor și pentru a îmbunătăți performanța proiectului.
O mentalitate orientată spre digital folosește timpul economisit prin automatizare și conectivitate pentru a se concentra pe analiza datelor.
De ce este nevoie pentru a evolua într-un PMO digital?
Mediul de business este cel mai important. Este esențial ca o companie să fie deschisă către digitalizare și ca departamentele cheie, de exemplu IT, să fie pregătit să sprijine PMO-ul în transformarea sa digitală. Fără aceste două lucruri, va fi imposibil să găsești resursele necesare pentru ca PMO-ul tău să evolueze.
Maturitatea digitală ia timp. Este nevoie de structură, si de a gandi Procesele, Oamenii si Instrumentele Digitale.
Pasii pentru trecerea la un PMO Digital
- Verificarea nivelului actual de maturitate al Departamentului PMO
- Implementare pilot
- Implementare Finala
- Training
- Suport post-implementare
Care sunt provocările majore în trecerea la un PMO digital?
Cele mai frecvente puncte de blocare sunt că armonizarea instrumentelor și a datelor ar putea să nu fie inca posibila. Compania trebuie să fie la un nivel de maturitate pentru a-și procesa datele în mod optim. Fără date, nu există PMO.
Instrumentele centralizate și comunicarea îmbunătățită între departamente sunt vitale pentru ca tablourile de bord să fie relevante. Conformitatea datelor poate fi un punct de conflict dacă departamentele nu folosesc datele în același mod. „Garbage data in=garbage data out”
Securitatea Informatiei este foarte importanta, astfel exista solutii cloud precum cele de la Microsoft care asigura un nivel ridicat de securitate a informatiei, suita Office 365, Planner, Project for the Web,Project Online, Power Bi.
Concluzii
Digitalizarea Departamentului de Management de Proiect este foarte importanta pentru fluidizarea proceselor de raportare si pentru a avea date in timp real.