Un PMO numérique ou project management office est au cœur de tout projet, agissant comme un facteur clé de son succès. Faciliter la communication pour s’assurer que tout le monde travaille sur les mêmes objectifs stratégiques. Pour rendre cela possible, le numérique est au cœur du PMO réussi d’aujourd’hui.
Que signifie un département de gestion de projet digital(PMO Digital)
Un PMO digital est un bureau de gestion de projet (PMO) qui, grâce aux nouveaux outils digitales et aux améliorations technologiques, numérise et présente des informations aux parties prenantes. Il est basé sur des données en temps réel qui peuvent être collectées rapide.
Parce que tout est en ligne, le tableau de bord d’un PMO Digital est accessible depuis n’importe quel appareil.
Le PMO Digital est un PMO classique qui maîtrise les outils de gestion de projets digitaux, apportant de la valeur et une expérience client enrichie à ses équipes.
Le Bureau de Maîtrise d’Ouvrage Digital traite et analyse des données couplées automatisées. Un PMO classique consomme environ 45 % du temps de collecte, de vérification et de compilation des données. Un PMO numérique transforme cet effort en définition de stratégies d’exploration de données. Réduire ce qui vous prenait 45% de votre temps à 15% vous permet de passer plus de temps à analyser vos données.
Le numérique est aujourd’hui au cœur d’un PMO performant
En créant des tableaux de bord automatisés, les chefs de projet peuvent tenir leurs parties prenantes et leurs équipes informées tout en recentrant leurs efforts sur la création de plus de valeur au lieu de créer des rapports. Pensez à un PMO classique combiné à des analystes de données et à des specialists de data. C’est un bon modèle mental de PMO numérique.
Grâce à l’amélioration continue des outils numériques, il est possible d’augmenter la performance quotidienne des équipes projets en limitant le temps nécessaire à la collecte, la structuration et la visualisation des données clés.
Pourquoi un PMO digital est-il nécessaire ?
Alors que l’ère numérique nous a apporté des données, elle nous a apporté trop de données. Le PMO classique doit évoluer pour utiliser le temps dans l’analyse des données mais pas dans sa préparation.
La mise en œuvre d’un PMO numérique présente de nombreux avantages qui vont bien au-delà des environnements de gestion de projet traditionnels. Souvent, le coût que vous économisez sur l’automatisation de processus simples grâce à la technologie numérique dépasse le montant investi dans la seule solution.
La gestion de projet signifie intégrer l’objectif, le coût, le temps, les ressources, les parties prenantes, la communication, la qualité et le risque. Il y a une énorme quantité de données que nous devons corréler pour une bonne gestion de projet. Nous avons besoin d’une plate-forme, d’un logiciel, qui nous permette de corréler toutes ces données et de pouvoir les analyser pour prendre des décisions stratégiques sur les projets.
Les avantages d’un PMO Digital
- Améliore l’agilité
- Évolutivité au niveau de l’entreprise, portefeuille de projets
- Se concentrer sur l’analyse des données et la livraison des résultats
- La collaboration d’équipe
- Accessibilité rapide aux informations déjà disponibles
- Automatisation des activités répétitives
Ce que dit PMI à propos de la numérisation PMO
Dans un article du PMI sur l’évolution du département de gestion de projet, « l’évolution du PMO, de l’origine au futur« , il est mentionné qu' »un défi clé est que l’intégration de nouvelles et d’anciennes plateformes nécessite une réflexion et une planification minutieuses ». Cela prend plus de temps pour mettre les choses en place. Vous avez besoin d’un ensemble de compétences en technologie numérique que de nombreuses ressources PMO classiques n’ont pas. La pensée numérique est nécessaire. Vous devez vous concentrer sur l’intégration de différents points de données pour influencer la prise de décision et améliorer les performances du projet.
O mentalitate orientată spre digital folosește timpul economisit prin automatizare și conectivitate pentru a se concentra pe analiza datelor.
Que faut-il pour évoluer vers un PMO digital ?
L’environnement des affaires est le plus important. Il est essentiel pour une entreprise d’être ouverte à la digitalisation et pour les départements clés, comme l’IT, d’être prêts à accompagner le PMO dans sa transformation digitale. Sans ces deux éléments, il sera impossible de trouver les ressources nécessaires à l’évolution de votre PMO.
La maturité numérique prend du temps. Cela demande une structure et une réflexion sur les processus numériques, les personnes et les outils.
Étapes pour passer à un PMO Digital
- Vérification du niveau de maturité actuel du département PMO
- Mise en œuvre pilote
- Mise en œuvre finale
- Formation
- Assistance post-implémentation
Quels sont les principaux défis à relever pour passer à un PMO numérique ?
Les difficultés les plus courants sont que l’harmonisation des outils et des données n’est peut-être pas encore possible. L’entreprise doit être à un niveau mature pour traiter ses données de manière optimale. Pas de données, pas de PMO.
Des outils centralisés et une meilleure communication interservices sont indispensables pour que les tableaux de bord soient pertinents. La conformité des données peut être un point de discorde si les ministères n’utilisent pas les données de la même manière. « Données parasites entrantes = données parasites sortantes »
La sécurité de l’information est très importante, il existe donc des solutions cloud telles que celles de Microsoft qui assurent un haut niveau de sécurité de l’information, suite Office 365, Planner, Project for the Web, Project Online, Power Bi.
Conclusions
La digitalisation du Département Gestion de Projets (PMO) est très importante pour rationaliser les processus de compte rendu du projet et disposer de données en temps réel.