Potrivit unui studiu la nivel mondial, realizat de E & Y pe 365 de megaproiecte, 64% se confruntă cu depășirea costurilor, iar 73% întârzie programul de executie. Studiul a arătat că majoritatea proiectelor au fost amânate și s-au confruntat cu depășiri ale costurilor atunci când au fost măsurate față de planificarea initiala.
Principalii factori identificați în faza de dezvoltare a proiectului au fost:
– Planificare inadecvată; – prognoză prea agresivă;
– Estimări agresive și optimiste.
Am fost implicat în numeroase proiecte din ambele părți, Beneficiar sau Contractor General. Factori suplimentari sunt: definiția defectuoasă a domeniului, estimările nerealiste ale timpului și costurilor, relațiile diagramei de rețea care lipsesc și gestionarea incorectă a riscurilor.
Pe baza proceselor de management de proiect definite de PMI, recomandăm zece pași pentru a pregăti linia de bază a proiectului în ceea ce privește domeniul de aplicare, timpul și costul:
- Definiti obiectivele și scopul proiectului;
- Detalierea Scopului in Pachete de Lucrari (WBS)
- Detaliați fiecare pachet de lucrari în activități / sarcini;
- Estimați durata activităților, luând în considerare resursele disponibile;
- Stabiliți Prgramul de Executie al lucrarilor cu echipa de proiect;
- Înțelegeți Drumul Critic din proiect;
- Estimați costurile;
- Efectuați o evaluare a riscului pentru proiect;
- Definiți procedura de măsurare a progresului
- Obțineți aprobarea pentru baseline-ul proiectului.
1. Definiti obiectivele și scopul proiectului
După inițierea proiectului, trebuie să înțelegeți pe deplin ce este în și din domeniul dvs. de aplicare, în special în contractele cu sumă forfetară, unde există o muncă fixă care trebuie făcută într-un timp și costuri convenite. Domeniul de activitate, declarația de domeniu sau specificațiile tehnice ale licitației reprezintă exemple de astfel de documente care trebuie stabilite cu atenție.
Nu faceți confuzie între obiectiv și obiectiv! (de exemplu: Inginerie proiectare, achiziții, construcție și punere în funcțiune a unei instalații de prelucrare a gazelor; Proiect / Companie Obiectiv: realizarea profitului / funcționarea în condiții de siguranță …)
2. Detalierea Scopului in Pachete de Lucrari (WBS)
Bazat pe principiul Cum să mâncați un elefant? Bucată cu bucată. Gestionarea pachetelor de lucru mai mici este întotdeauna mai ușoară pentru contractare, planificare și raportare.
Aveți grijă să il detaliati prea mult. Acest lucru trebuie făcut în conformitate cu strategia de contractare și cerințele companiei.
3. Detaliați fiecare pachet de lucrari în activități / sarcini;
Fiecare pachet de lucru este de obicei definit ca o listă a activităților / sarcinilor necesare care trebuie îndeplinite. Se recomandă utilizarea verbelor atunci când se numesc acestea și se utilizează suficiente activități pentru a putea măsura progresul, în funcție de tipul contractului. Fiecare dintre aceste activități va reprezenta părți din domeniul de aplicare al proiectului și va avea un timp și un cost estimat.
4. Estimați duratele activităților, luând în considerare resursele disponibile
După ce ați asigurat că lista tuturor activităților a fost definită în conformitate cu proiectul WBS, puteți începe cu estimările de timp, pregătiți pentru a construi programul. Fiecare estimare trebuie realizată în mod obiectiv împreună cu echipa de proiect și documentată, deoarece progresele viitoare vor fi măsurate față de aceste estimări. În ciuda celei mai utilizate tehnici este judecata experților, pot fi utilizate diferite alte tehnici: proiectele analogice, parametrii, trei puncte, luarea deciziilor de grup și analiza rezervelor. Evitați includerea rezervelor suplimentare atunci când faceți estimarea. Acest lucru ar putea duce la un program mai lung!
5. Stabiliți Prgramul de Executie al lucrarilor cu echipa de proiect
Un program bun de proiect este obținut cu implicarea echipei de proiect. Nu este suficient ca doar managerul de proiect sau planificatorul să efectueze programarea inițială, deoarece restul echipei nu va avea proiectul să cumpere proiectul pentru a-și îndeplini sarcinile în timpul dat. Asigurați-vă că toate constrângerile proiectului și interfețele dintre diferiții contractanți sunt luați în considerare! Verificați dacă toate activitățile sunt legate, cu excepția milestone-urilor de început și incheiere.
6. Înțelegeți Drumul Critic din proiect
Data de finalizare a proiectului este reprezentată de Calea Critică sau de secvența de activități cu zero marja. În funcție de constrângerile proiectului, este posibil să aveți o marja totala negativa sau pozitiva; în acest caz, calea critică este definită de cea mai lungă cale. Este recomandabil să analizați și activitățile cu marja mica sau aproape critice, deoarece programul se poate schimba întotdeauna. Câte căi critice are un proiect? Unul sau mai multe. (de ex .: 2 sau mai multe activități planificate în paralel)
7. Estimați costurile
Estimarea proiectului este poate cel mai important pas pentru managerii de proiect, deoarece performanța costurilor este măsurată în raport cu estimarea inițială. Tehnica cea mai utilizată pentru estimarea costurilor este cea de jos în sus, de la cel mai mic detaliu la nivelul proiectului, prin adăugarea resurselor necesare proiectului (umane, echipamente, materiale). Alte tehnici sunt: judecata experților, proiectele analoage, parametrii, analiza ofertelor, tehnicile de decizie de grup. Prin adăugarea costurilor la activitățile proiectului, puteți genera fluxul de numerar al proiectului și asigurați-vă că întreprinderea are banii necesari pentru a susține proiectul, în conformitate cu Planul de plăți
8. Efectuați o evaluare a riscului proiectului
Estimările inițiale ale proiectului în ceea ce privește timpul și costul reprezintă planul determinist. După cum sa menționat la început, 64% dintre proiectele din întreaga lume se confruntă cu depășiri ale costurilor, iar 73% întârzie întocmirea rapoartelor. Luând în considerare riscuri sau incertitudini suplimentare înainte de semnarea contractului, vă veți ajuta să pregătiți rezervele și să vă așteptați pentru neașteptate. Cu o probabilitate aleasă de 50%, aveți șanse bune să finalizați proiectul în cadrul constrângerilor date.
9. Definirea procedurii de măsurare a progresului
Ați finalizat estimările proiectului, acum gândiți-vă la viitor. Cum veți măsura performanța dvs.? Ce va însemna că progresul proiectului este de 35%? Cum veți colecta date? Activitățile dvs. sunt măsurabile?
Configurarea unei proceduri de măsurare a progresului vă va face să știți ce înseamnă progresul. O ponderare a proiectului vă va permite să comparați progresul cu costurile și să măsurați performanța proiectului.
10. Obțineți aprobarea de bază a proiectului
Înainte de începerea lucrărilor, asigurați-vă că linia de bază a proiectului este aprobată de toate părțile obligatorii (manager de proiect, contractor, proprietar de proiect, echipa de proiect …). Punctul de bază al proiectului reprezintă acordul inițial la data de începere a proiectului, în ceea ce privește domeniul de aplicare, timpul și costul. Obținerea aprobării oficiale vă va ajuta în viitor să sprijiniți revendicările sau să explicați abaterile de proiect. Aveți grijă ca aprobarea să vină împotriva dvs. dacă semnați un plan prea optimist.
Concluzii
Pentru a asigura succesul proiectului, planificarea proiectului este un element-cheie, planul inițial fiind sursa unei comparații viitoare în ceea ce privește domeniul de aplicare, timpul și costul. Asigurați-vă că planul proiectului este realist și realizabil înainte de a începe lucrarea. Consultantii nostri va pot ajuta sa planificati cu succes proiectele dumneavoastra.
Planificați-vă munca și munciti la planul vostru!